導入の流れ

 秘書代行をスムーズに活用するために導入の流れを確認。

導入の流れを知り、オーダーメイドの対応を

秘書代行とは、忙しいあなたに代わって電話対応、顧客管理するサービスのことですが、この秘書代行の申込みまでの流れはどういったものでしょうか。ここでは、導入までの具体的な流れをご紹介します。

1.代行会社との打ち合わせ

まず、代行会社と、どういったサービスでどのようなことまで対応してくれるのかを打ち合せする必要があります。

業種に合わせて、スケージューリングや商品説明、クレームの一次対応など幅広く行ってもらえます。あなたの希望や予算を伝えることでオーダーメイドの対応をしてくれます。

2.担当秘書のスタッフとの打ち合わせ

さらに、実際に担当秘書となるスタッフの方との、入念な打ち合せが重要です。これによりスムーズな業務が可能になります。たとえば、お客様から電話があった場合、メールで報告するのか、電話で報告するのか、また誰に報告するのか、など細かく決めることが出来ます。

3.資料や対応内容をデータ入力

この段階で互いの合意が得られれば契約となり、サービスが開始します。そしてあなたの会社に関する資料や対応内容などをコンピューターにデータ入力します。これにより、担当秘書が不在の場合でも同様の対応をしてもらえます。

導入に必要な流れはこのぐらいでしょう。早いところであれば、翌日からサービスを開始してくれるところもあります。電話は転送するだけなので、代表番号が変わることもありませんし、FAXの受信も可能です。

契約期間に関して

契約期間は月極であることが多く、解約は月単位で行えます。また、不要な時は、サービスを一旦休止にすることも可能です。

簡単な手続きで、実際に秘書を雇うよりずっと安く使えるとあれば導入しない手はありませんね。電話対応は会社の窓口とも言えますから、プロに任せておくと、取引先の印象も良く、仕事もスムーズにすすむでしょう。

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